Confirmer la salle
L’événement phare est prévu dans le Hall C de Prairieland Park, avec scène et salles d’ateliers. L’attribution des salles, les durées, microphones, projecteurs, connexions et caractéristiques Internet doivent être confirmés.
Demandez quels branchements, sorties audio, prises et réseaux seront disponibles.
Prévoir des solutions de secours
Gardez une copie locale des diapositives et un PDF. Testez la présentation avec votre système habituel. Apportez vos adaptateurs et évitez les mises à jour de dernière minute.
Conservez une copie sur votre ordinateur et une sauvegarde distincte.
Fiabiliser les démonstrations
Utilisez un environnement de test et des identifiants non sensibles. Désactivez les notifications. Préparez captures, journaux ou vidéo de secours. Testez hors ligne si possible.
Si une API distante est inaccessible, montrez le résultat enregistré.
Signaler les besoins audiovisuels
Prévenez l’équipe si vous avez besoin d’audio, d’un deuxième écran, d’un réseau filaire ou de matériel particulier. Expliquez les besoins et solutions de rechange.
Ne présumez pas que le matériel sera fourni sans confirmation.
Arrivée et essais
L’équipe communiquera les heures d’accueil, l’accès aux salles et les essais. Arrivez assez tôt pour vérifier l’affichage et le microphone.
Vérifiez la lisibilité depuis le fond de la salle.
Enregistrement et autorisations
Confirmez les modalités de captation et de photographie. Obtenez les droits pour les contenus de tiers et protégez les données confidentielles. Vérifiez les licences avant de diffuser code ou diapositives.
La participation ne vaut pas automatiquement consentement à l’enregistrement.
Déplacements et dépenses
Les déplacements, l’hébergement et les remboursements doivent être convenus individuellement et par écrit. N’engagez pas de dépenses en présumant leur remboursement.
Demandez la procédure de confirmation à l’équipe.